Wie Angestellte und Unternehmer mit einem Fahrtenbuch Steuern sparen können
Mit einem Fahrtenbuch können Sie ganz einfach Ihre Business-Fahrten aufzeichnen und sich dazu noch Geld von der Steuer zurückholen. Je nach Situation gelten die steuerlichen Vergünstigungen gleichermaßen für Dienstnehmer und Dienstgeber. Wann welcher Fall zutrifft, erklären wir im heutigen Blogpost.
In Österreich werden Fahrtenbücher aus unterschiedlichen Gründen geführt. Heute werden wir uns auf das Fahrtenbuch für Dienstfahrzeuge konzentrieren und erklären, was es damit auf sich hat und worauf man achten muss.
Der Zweck eines Fahrtenbuches ist es, alle dienstlichen Fahrten mit dem Dienst- oder Privat-KFZ zu dokumentieren. Angestellte können mit einem Fahrtenbuch ihre dienstlichen Fahrten nachweisen, während Unternehmer das Buch bei der Einkommensteuererklärung dem Finanzamt vorlegen. Es dient sowohl als Beweis für den Arbeitgeber als auch für das Finanzamt.
Unternehmer:
Selbstständige müssen dem Finanzamt alle dienstlichen Fahrten nachweisen und dokumentieren. Dafür werden die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch herangezogen. Viele Unternehmer nutzen ihren Dienstwagen jedoch auch privat. Wie die steuerlichen Vorteile in diesem Fall genutzt werden können, hängt davon ab, ob das Fahrzeug zum Privat- oder Betriebsvermögen zählt.
Überwiegend privat genutztes Fahrzeug:
Sind mehr als 50 % der Fahrten eines betrieblich genutzten Fahrzeuges privat, zählt das Fahrzeug zum Privatvermögen des Unternehmers. Die beruflich gefahrenen Kilometer können dennoch beim Finanzamt eingereicht werden. Das ist auf zwei Arten möglich:
- Mittels Pauschalabgeltung durch das amtliche Kilometergeld in der Höhe von 0,42 Euro pro gefahrenem Kilometer für PKW. Mit diesem Betrag sind alle Aufwendungen abgegolten. Es können keine zusätzlichen Rechnungen eingereicht werden.
- Abrechnung nach den tatsächlichen Kosten
Überwiegend betrieblich genutztes Fahrzeug
Überwiegt die betriebliche Nutzung die private, zählt das Fahrzeug zum Betriebsvermögen. Auch in diesem Fall können ausschließlich die betrieblich gefahrenen Kilometer bei der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden.
Unser Tipp: Das Fahrtenbuch immer griffbereit ins Handschuhfach legen. So kann jede Fahrt sofort dokumentiert werden.
Angestellte:
Im Rahmen eines Dienstverhältnisses kann es durchaus vorkommen, dass Sie Ihr Privatfahrzeug für eine dienstliche Fahrt verwenden oder für eine private Fahrt Ihren Dienstwagen nutzen. Auch hier gibt es unterschiedliche Regelungen.
Dienstfahrten mit dem privaten PKW:
Mit dem amtlichen Kilometergeld in der Höhe von 0,42 Euro sind alle Kosten für eine dienstliche Fahrt mit Ihrem privaten Fahrzeug abgedeckt. Um die Fahrtkosten beim Finanzamt geltend zu machen, ist ein Fahrtenbuch notwendig.
Haben Sie sich für die amtliche Pauschalabgeltung in der Höhe von 0,42 Euro entschieden, können keine weiteren Aufwendungen mehr zusätzlich verrechnet werden. Können Sie jedoch durch das Führen eines Fahrtenbuches den Nachweis erbringen, dass die Kosten für die dienstlichen Fahrten höher sind als das amtliche Kilometergeld, kann die Differenz beim Finanzamt im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.
TIPP: Amtliche Kilometergeldsätze kann Ihr Arbeitgeber steuerfrei auszahlen.
Private Nutzung des Firmenautos:
In Österreich ist die private Nutzung eines Firmenwagens einem Sachbezug unterworfen. Dies bedeutet, dass Sie einen Teil des Nutzungswerts des Firmenwagens als geldwerten Vorteil versteuern müssen.
Die Regelungen für den Sachbezug bei der privaten Nutzung eines Firmenwagens sind sehr komplex. Wir empfehlen Ihnen daher, sich hier von einem Steuerberater beraten zu lassen.
Wie führe ich ein Fahrtenbuch korrekt?
Sie können Ihr Fahrtenbuch handschriftlich oder elektronisch, meist via Apps, führen. Werden mehrere Fahrzeuge genutzt, muss für jedes KFZ ein eigenes Fahrtenbuch geführt werden.
Das Wichtigste beim Fahrtenbuch führen: Datum, Zeitpunkt der Abfahrt, Zeitpunkt der Ankunft, der Reiseweg, Grund der Fahrt, Kilometerstand vor der Abfahrt und bei der Ankunft sowie die gefahrenen Kilometer müssen dokumentiert werden.
Was noch beachtet werden muss
Fahrtenbücher müssen immer sofort ausgefüllt werden. Nachträgliche Änderungen sollen so verhindert werden. Das gilt auch für elektronische Fahrtenbücher. Zulässig sind Programme, die keine nachträglichen Veränderungen erlauben.
Bewahren Sie Ihre Fahrtenbücher unbedingt bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, in Österreich sind das sieben Jahre, für eine eventuelle Vorlage bei der Finanzbehörde auf.
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