Als Außendienstmitarbeiter sind Kundentermine ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit, nehmen aber auch sehr viel Zeit in Anspruch. Anfahrtszeit, Wartezeit, Gesprächszeit und Nachbereitungszeiten müssen gut geplant werden. Unsere sieben Schritte helfen Ihnen dabei, Ihre Termine effizient und erfolgreich zu planen.

1. Zielgruppe definieren: Überlegen Sie sich, welche Kunden Sie besuchen möchten und was Ihr Ziel bei diesen Terminen ist. Dies kann eine Präsentation Ihrer Produkte oder Dienstleistungen sein, eine Überprüfung bestehender Geschäftsbeziehungen oder die Akquisition neuer Kunden. Wie häufig muss die jeweilige Kundengruppe besucht und wie viel Zeit muss für die Neukunden-Akquise eingeplant werden? Hier hilft ein gut strukturierter Zeit- und Aufgabenplan.

2. Zeitmanagement: Legen Sie eine Zeit fest, in der Sie Ihre Kundentermine planen und sich auf sie vorbereiten. Verwenden Sie einen Kalender oder ein Papier- und Stift-System, um Ihre Termine zu organisieren. Vermeiden Sie Überschneidungen und planen Sie ausreichend Zeit für Reisen und Vorbereitungen ein. Nicht vergessen: Ein Fahrtenbuch dokumentiert Ihre beruflichen Fahrten für das Finanzamt.

3. Zeitkiller: Identifizieren Sie Zeitkiller schon im Vorfeld. Nutzen Sie Wartezeiten zwischen zwei Kundenterminen zum Beispiel für Schreibarbeiten oder als Vorbereitungszeit. Hier noch ein paar Beispiele für typische Zeitkiller im Außendienst:

• • Die Anfahrtswege der Kundenbesuche sind zu wenig aufeinander abgestimmt.
  • Kundenbesuche vor Ort, die auch telefonisch oder online erledigt hätten werden können.
  • Zu lange Präsentationen. Halten Sie Ihre Präsentationen kurz, prägnant und stimmen Sie Ihre Unterlagen optimal auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden ab. Das spart Zeit auf beiden Seiten. Wenn Sie Zeitkiller identifizieren und vermeiden, können Sie Ihre Kundentermine effizienter gestalten und das Beste aus Ihrer Zeit herausholen.

4. Kundenbedürfnisse berücksichtigen: Überlegen Sie sich, welche Bedürfnisse Ihre Kunden haben und wann sie am besten zu erreichen sind. Vereinbaren Sie Termine zu Zeiten, die für beide Parteien praktikabel sind. Das bringt Ihnen schon vorab erste Sympathiepunkte bei potenziellen Kunden.

5. Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass Sie vor jedem Termin gut vorbereitet sind. Informieren Sie sich über das Unternehmen und den Ansprechpartner, bereiten Sie Unterlagen und Präsentationen vor und denken Sie darüber nach, welche Fragen und Anliegen Ihre Kunden haben könnten.

6. Nachbereitung: Vergessen Sie nicht, Ihre Termine nach ihrem Abschluss zu evaluieren und zu protokollieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihre Planung in Zukunft zu verbessern und Ihre Beziehungen zu Kunden aufzubauen oder zu stärken.

Hier ein paar Anregungen:

• Notieren Sie sich während des Kundenbesuchs wichtige Informationen, wie beispielsweise Kundenbedürfnisse, Feedback oder Geschäftschancen. Verwenden Sie dafür eine digitale oder gedruckte Vorlage, um sicherzustellen, dass Sie alle Informationen auf einfache und zugängliche Weise erfassen.
• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Dokumentationen von Kundenbesuchen, um Trends und Muster zu erkennen. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre Strategie und Ihre Ansätze zu verbessern und Ihre Erfolgsquote zu maximieren.
• Verfolgen Sie Ihre Fortschritte bei Kundenbesuchen und nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Ziele und Zielgruppen zu definieren und zu erreichen.

Indem Sie Kundenbesuche dokumentieren und auswerten, können Sie Ihre Effizienz steigern, differenziertere Entscheidungen treffen und zukünftig bessere Ergebnisse erzielen. 

7. Eine gute Umsatzplanung und Angebotsverfolgung sind wichtig für den Erfolg eines Außendienstmitarbeiters. Hier sind einige Tipps, wie Sie beides optimieren können:

• • Legen Sie klare Umsatzziele für sich selbst fest und überprüfen Sie diese regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben.
  • Überwachen Sie Ihre Angebote und stellen Sie sicher, dass sie rechtzeitig und vollständig bearbeitet werden. Verwenden Sie Tools wie E-Mail, Kalender oder eine CRM-Software, um sicherzustellen, dass Sie keine Angebote verpassen.
  • Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Kunden, um deren Bedürfnisse und Anforderungen zu verstehen und sicherzustellen, dass Sie ihnen das bestmögliche Angebot machen können.
  • Analysieren Sie Ihre Daten und nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Umsatzplanung und Angebotsstrategie zu verbessern.
  • Arbeiten Sie eng mit Ihrem Team zusammen, um Ihre Umsatzziele zu erreichen und sicherzustellen, dass alle Angebote effizient verarbeitet werden.

Mit einer guten Umsatzplanung und Angebotsverfolgung können Sie Ihre Leistung als Außendienstmitarbeiter verbessern und Ihre Umsatzziele erreichen.

Abschließend kann man festhalten, dass die effiziente Planung und Überwachung von Kundenbesuchen und Angeboten eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg als Außendienstmitarbeiter ist. Durch die laufende Kommunikation mit Ihren Kunden, der Auswertung von Daten und der engen Zusammenarbeit mit dem Team können Sie Ihre Umsatzplanung und Angebotsstrategie kontinuierlich verbessern.

 

Wenn Sie unsere Anregungen beherzigen und für sich anpassen, steht Ihrem Vertriebserfolg nichts mehr im Wege. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und gute Geschäfte.